Datev Export XML

Normalmente utilizará el Asistente de exportación para exportar un período de tiempo. También hay disponible una opción de exportación manual directamente desde las acciones contextuales de la vista de lista de facturas y facturas de proveedor.

Exportar por asistente

El uso principal de la exportación se realizará mediante el Asistente de exportación DATEV, que se puede ejecutar desde el elemento de menú situado en Facturación \> Informes \> Datev Export.

En el asistente puede filtrar por tipos de factura y limitar el rango de tiempo. En los Ajustes generales puede elegir su empresa y si desea validar el archivo de exportación XML mediante el esquema XSD proporcionado (recomendado).

> [!IMPORTANT] > ¡Es muy importante para una importación válida en DATEV que el archivo de exportación > cumpla los requisitos! Así que asegúrese de que este indicador esté establecido cuando > desee cargar su archivo de exportación ZIP en un sistema DATEV productivo.

Haga clic en el botón Crear archivo de exportación DATEV para crear el archivo zip para el filtro seleccionado en segundo plano.

Exportación manual

También es posible exportar la(s) factura(s) o rectificativa(s) seleccionadas desde el desplegable de acciones de Facturas / Rectificativas. Como resultado puede descargar un archivo zip listo para transferir a DATEV Unternehmen Online. El archivo contiene las facturas / rectificativas seleccionadas como archivo xml y pdf y un archivo de documento que resume y clasifica todos los archivos incluidos. Este método puede resultar útil si se produce una excepción al generar una gran cantidad de facturas / rectificativas mediante el asistente, para corregir y validar la factura / rectificativa relacionada antes de ejecutar el asistente de nuevo.

Si crea una exportación manual desde la lista de facturas de proveedor, el tipo de exportación es „Vendors“. Si crea esta exportación desde las facturas de cliente, el tipo de exportación es „Customers“.

Si tiene la opción Check XSD, es posible que se produzcan algunos errores.

En caso de errores, se le aplicará una actividad para corregir el problema. Si ha corregido el problema, simplemente reinicie el asistente, o haga clic en „Recreate DATEV Export File“. Si tiene éxito, puede descargar el archivo zip generado desde la sección Download DATEV File del asistente.

Sugerencia

¡La duración de la creación del archivo depende del número de facturas / rectificativas para las que cree el archivo zip!

Importar en DATEV

Requisitos

1.) DATEV Unternehmen Online está activado para el cliente. (Para simplemente importar los justificantes, no es necesario que el cliente tenga su propio acceso a DATEV Unternehmen Online). Asegúrese de haber configurado los siguientes "Advanced Settings" en DATEV Unternehmen Online para permitir importar asientos divididos con muchas líneas de factura desde Facturas / Facturas de proveedor:

2.) El programa DATEV Belegtransfer está instalado y abierto.

Transmisión al asesor fiscal

El archivo ZIP con las imágenes de los documentos se exporta primero desde Odoo y se guarda en el ordenador del cliente. Los archivos pueden transferirse después al asesor fiscal de 3 formas diferentes:

1ª forma: Transferir justificantes y registros de contabilización con DATEV Belegtransfer

El cliente carga tanto el archivo ZIP con los justificantes como el archivo CSV con los registros de contabilización (lote de contabilización) en DATEV Belegtransfer. El archivo ZIP con los justificantes se importará automáticamente. Las facturas con los datos del documento acaban en DATEV Unternehmen Online. Ahora se puede realizar una provisión para el asesor fiscal a través de la aplicación de justificantes y el mosaico "Outgoing invoices" o "Incoming invoices".

2ª forma: Transferir justificantes y registros de contabilización fuera de DATEV El cliente transfiere ambos archivos ZIP con los justificantes independientemente de DATEV receipt transfer, p. ej. por correo electrónico o en una memoria USB. El asesor fiscal importa el archivo ZIP con los documentos en DATEV document transfer y luego recoge el lote de contabilizaciones proporcionado desde la oficina.

DATEV Belegtransfer

Para transferir el archivo .zip desde Odoo, el programa de transferencia de documentos DATEV „DATEV Belegtransfer“ debe estar instalado y abierto. En la aplicación DATEV Belegtransfer abierta puede ahora hacer clic en "Add directories" y realizar los siguientes ajustes:

1.) Diálogo "Create directories": Especifique dónde deben guardarse los directorios, cómo debe nombrarse el directorio de la empresa y si desea eliminar o archivar los archivos de origen después de la carga. Luego haga clic en "Save".

2.) Ahora defina los directorios que se van a utilizar seleccionando primero el cliente y luego haciendo clic en "Next". Ahora puede utilizar las dos entradas sugeridas siguientes y configurarlas de la siguiente manera: * Active Rechnungseingang "Create as directory". Active también "Configure as XML interface". Para activar la interfaz XML, deslice el control deslizante de la columna "Configure as XML interface" hacia la derecha. Entonces se pone verde. El ajuste es importante para la transferencia de los archivos. DATEV solo lee correctamente los justificantes con una interfaz XML activada. * Active Rechnungsausgang "Create as directory". Active también "Configure as XML interface". Para activar la interfaz XML, deslice el control deslizante de la columna "Configure as XML interface" hacia la derecha. Entonces también se pone verde.

Transferir archivos

1.) Haga doble clic en el directorio “Rechnungseingang” o “Rechnungsausgang”. Se abre la ubicación de almacenamiento para los archivos que se van a cargar. Coloque el archivo en la ubicación de almacenamiento. Asegúrese de colocar los archivos en el directorio correcto: * Archivo ZIP para facturas emitidas de Odoo en el directorio con interfaz XML activada „Ausgangsrechnungen“. * Archivo ZIP para facturas recibidas de Odoo en el directorio con interfaz XML activada „Eingangsrechnungen". * EXCURSO: si desea cargar archivos .csv, p. ej. exportados desde la aplicación datev_export_acii, cópielos en un directorio sin una interfaz XML activada (en la captura de pantalla "Other")

Puede saber para qué directorio está activada la interfaz XML por el símbolo de interfaz al principio de la línea. Si se muestra el símbolo, la interfaz XML está activada en el directorio (por lo tanto, debería estar activa en los dos directorios “Eingangsrechnungen” y “Ausgangsrechnungen”).

2.) Haga clic con el botón derecho en el directorio. Se abrirá un nuevo menú. Haga clic en Upload Receipts. La carga elimina los archivos del directorio o los mueve a una carpeta de archivo. Puede especificar qué opción debe aplicarse en Settings.

3.) Para comprobar si la carga se ha realizado correctamente, haga clic con el botón derecho en el directorio. Se abrirá un nuevo menú. Haga clic en Open Log. Para más detalles haga clic en “Import Log”

4.) Repita los pasos 1 a 3 con el otro directorio (ya sea para facturas de cliente / facturas de cliente si también desea cargarlas).

Compruebe la importación de los justificantes en DATEV Unternehmen Online:

DATEV Unternehmen Online reconoce automáticamente que el contenido del archivo ZIP son justificantes que pertenecen a un lote de contabilizaciones y los importa automáticamente. No se requieren más acciones por parte del asesor fiscal. Si los justificantes se muestran en la bandeja de entrada de DATEV Unternehmen Online, su cliente ha transferido el archivo ZIP con los justificantes a un directorio con una interfaz XML desactivada. Pida a su cliente que transfiera de nuevo el archivo ZIP con los justificantes a un directorio con una interfaz XML activada. Puede eliminar los justificantes de la bandeja de entrada. Puede comprobar si la importación automática de justificantes ha funcionado correctamente en: Applications → Receipts → Right side menu → Logs → Import → Display import log → Select import date and "Display"

Descargar registros de contabilización

1.) En DATEV Unternehmen Online:

La posición "Provide" („Bereitstellen“) está en la página de inicio de Receipts en DATEV Unternehmen Online. El lote de contabilizaciones exportado desde Odoo y cargado mediante DATEV document transfer para „Eingangsrechnungen“ y „Ausgangsrechnugnen“ puede marcarse aquí, para ponerlos a disposición para su recogida haciendo clic en "Provide" para DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Con la autorización adecuada, este proceso puede realizarlo el propio cliente o el asesor fiscal.

2.) En DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, estos datos proporcionados deben recuperarse mediante client supplement. El procedimiento es el siguiente: En "Preparatory activities" en su resumen a la izquierda, haga clic en "Add client". Seleccione el elemento "Cash register/invoice stack from cash book/receipts online". El proceso se inicia haciendo clic en "Get data". La función "Edit booking suggestions" se encuentra en su línea de contabilización. Esto le permite generar las propuestas de contabilización con la imagen del justificante. Seleccione su pila y confirme su selección con "Ok". Tiene que repetir esto en el siguiente menú. Ahora se muestran sus propuestas de contabilización con las imágenes de los justificantes originales de Odoo y pueden contabilizarse allí.

EXCURSO para el asesor fiscal: Si el cliente también ha cargado el archivo CSV con los registros de contabilización (lote de contabilización) en DATEV Belegtransfer mediante el módulo datev_export_ascii, lo encontrará en DATEV Unternehmen Online en la bandeja de entrada. Seleccione "Download Original" para guardar el archivo del lote de contabilización en su ordenador. Impórtelo desde allí en Kanzlei-Rechnungswesen. Después puede eliminar el archivo de la bandeja de entrada. A diferencia de los justificantes, el lote de contabilización no se reconoce automáticamente como tal. La carga por parte del cliente mediante DATEV document transfer solo se utiliza para la transmisión al asesor fiscal y también podría hacerse por correo electrónico o en una memoria USB.

Cómo tratar los errores en las contabilizaciones

Si hay errores en las contabilizaciones, recomendamos editarlos en el origen, es decir, en Odoo, y luego proporcionar una pila de contabilización corregida.

Limitaciones actuales / perspectivas

Actualmente se recomienda utilizar una cuenta de cliente según la lógica de numeración DATEV para las cuentas de cliente como cuenta de cliente estándar de Odoo. Para ello, simplemente puede cambiar el número de la cuenta de cliente estándar existente (p. ej. 1410/1205 -\> 69999). También se recomienda utilizar una cuenta de proveedor según la lógica de numeración DATEV para las cuentas de proveedor como cuenta de proveedor estándar de Odoo. Para ello, simplemente puede cambiar el número de la cuenta de proveedor estándar existente (p. ej. 1610/3301 -\> 99999).

En futuras versiones está previsto tener opcionalmente dos campos adicionales en el partner: "DATEV Debitor" y "DATEV Vendor". Estas cuentas deberían poder asignarse automáticamente cuando se crean. Para las cuentas que ya existen con el asesor fiscal, estos dos campos deberían ser editables manualmente para utilizar las cuentas del asesor fiscal para la exportación. La exportación del valor "DATEV Debitor" y "DATEV Vendor" debería entonces exportarse opcionalmente en lugar de las cuentas de deudor / acreedor actuales de Odoo.

En lugar del tipo de formato XML de DATEV "Invoice data", el tipo "Ledger" también debería poder seleccionarse opcionalmente. Este tipo incluye una exportación ampliada de datos de contabilización, p. ej. tipos de cambio para divisas, etc.

Con las cuentas automáticas DATEV exportadas, debería suprimirse cualquier exportación de la clave fiscal / clave de contabilización DATEV, que puede almacenarse en Odoo para los impuestos. Esto evita entonces una nota momentánea en DATEV Kanzler-Rechnungswesen cuando se asumen las contabilizaciones (que puede ignorarse simplemente por el momento), ya que también debe transferirse una clave de contabilización a DATEV para las cuentas no automáticas.

Por el momento se recomienda, para una declaración de impuestos idéntica en DATEV y Odoo, no contabilizar ingresos/gastos con impuesto en diarios del tipo “Bank” y “Cash”. En su lugar, sería mejor contabilizar una factura recibida / factura emitida con impuesto y luego conciliar el apunte abierto en el diario de banco / caja y, por tanto, contabilizar el cliente / proveedor como cuenta de contrapartida.

si utiliza Odoo solo como motor de facturación, entonces probablemente las adopciones directamente en DATEV Kanzlei-Rechnungswesen no serían un gran problema. Si planea pasar a un enfoque de contabilidad completa en Odoo, recomendaríamos conciliar el balance de comprobación de Odoo y DATEV después de cada mes.